Система ведения НСИ представляет собой автоматизированную информационную систему, обеспечивающую хранение, обработку и предоставление нормативно-справочной информации. В состав программного обеспечения системы входят инструменты ведения справочников и классификаторов, средства поиска элементов справочников, средства интеграции с внешними приложениями.

Модификация хранимых в системе НСИ данных и их структуры допускается только экспертами системы. Все действия по модификации данных строго регламентируются.

Такой подход обеспечивает корректность данных внутри субъекта вне зависимости от количества используемых АРМ, устраняя дублирование информации разными подразделениями и упрощая построение как простых, так и сводных отчетов.

В НСИ широко используются версионность справочников. Суть версионности заключается в изменении показателей справочника относительно среза за определенный исторический период. Данные, в свою очередь, привязаны не к версии справочников, а к самим справочникам.

Основные принципы версионности справочников:

Если показатели версии справочника попадают в заданный временной интервал в срезе, то справочник отобразит последний из отобранных  вариантов показателей версии справочника данного интервала.

Если же данные попадают в разрыв временного интервала или за пределы временного интервала, то при этом образуются виртуальные строки в данных  (документах), т.е. данные существуют, но не по заданному срезу.

В НСИ различаются четыре вида справочников: простые, иерархические, смешанные, связки.

Простые справочники являются основным материалом для построения смешанных и иерархических справочников. Структурно они находятся на самом верху и являются – атомарными. В качестве обязательных реквизитов каждый справочник имеет Код и Наименование. Код элемента справочника может быть как числовым, так и текстовым. Помимо кода и наименования, в справочниках может храниться любая дополнительная информация об элементе справочника.

Смешанные справочники – состоят из строк, сформированных из идентификаторов простых справочников, они же являются идентификаторами смешанного справочника. Это происходит в результате выполнения операции объединения двух и более простых справочников.

Список элементов справочника может быть многоуровневым (иерархическим). В этом случае все строки справочника будут состоять из показателей различных справочников с различной степенью вложенности, что  позволит переходить на нижележащие уровни многоуровневого справочника. Такая структура используется при построении древовидной архитектуры интерфейса с узлами регионального подчинения.

Связка – набор необходимых атрибутов из двух и более различных справочников достаточных для корректного ввода данных в форму, так как экономический или финансовый смысл часто имеют только определённые сочетания показателей из указанных справочников.